قانون برگزاری استعلام بها چیست؟

اگر با استعلام بها (قیمت) آشنایی ندارید باید بگوییم که استعلام قیمت به معنای دریافت لیست قیمت است. اما چه کسانی به استعلام قیمت نیاز دارند؟ سازمان‌ها، ارگان‌ها، شرکت‌ها، مراکز صنعتی و هر شخص حقیقی یا حقوقی که به کالا یا خدمات در تعداد بالا نیاز دارد، برای صرفه‌جویی در هزینه‌های خود، از استعلام قیمت استفاده می‌کند. برای استعلام قیمت قوانینی وجود دارد که هر یک از سازمان‌ها باید این قوانین را رعایت کنند. در ادامه به برخی از قوانین اشاره خواهیم کرد.

هدف از برگزاری استعلام قیمت

سازمان‌ها و ارگان‌ها، دارای بودجه مشخصی هستند و باید بودجه مورد نظر را برای تمام موارد، در نظر بگیرند. از این رو، تلاش می‌کنند تا کالاهای مورد نیاز خود را با قیمت بسیار پایین‌تر خریداری کنند. آن‌ها از طریق استعلام قیمت می‌توانند به تامین کنندگانی که محصول مورد نیاز آن‌ها را با سود کمتر به فروش می‌رسانند، دسترسی پیدا کنند. از طریق استعلام قیمت و خرید مقرون به صرفه، می‌توانند بین پرداخت‌ها و دریافت‌ها تعادل برقرار کنند و دچار کسری بودجه نشوند.

درج اطلاعات در آگهی

سازمان نیازمند استعلام قیمت، برای انتشار آگهی استعلام قیمت، باید برخی از توضیحات را در آگهی درج کند. از جمله اطلاعات مهم می‌توان به نوع کالا، تعداد مورد نیاز، استانداردهای مورد تایید، زمان تحویل، شیوه حمل و نقل، شرایط پرداخت و موارد دیگر اشاره کرد که باید در آگهی منتشر شوند. با توجه به موضوع مورد استعلام قیمت، شرایط بیمه، ضمانت نامه و اطلاعات فنی نیز درج می‌شوند. همچنین در فرم استعلام قیمت باید مشخصات متقاضی که خریدار است به طور کامل قید شود.

انتشار آگهی استعلام قیمت

استعلام قیمت باید به صورت آگهی منتشر شود. سازمانی که نیاز به استعلام قیمت دارد، نیاز خود را در قالب آگهی در سایت‌های مرجع منتشر می‌کند. آگهی می‌تواند هم به صورت عمومی و هم به صورت خصوصی منتشر شود. در برخی از مواقع منتشر کننده استعلام قیمت، ترجیح می‌دهد با تامین کنندگان به خصوصی، همکاری کند. از این رو فرم استعلام قیمت را تنها برای شرکت‌های خاص ارسال می‌کند. برای ارسال فرم استعلام قیمت به صورت خصوصی، باید حداقل به سه تامین کننده فرم ارسال شود.

 نوع دیگری از روش انتشار فرم استعلام قیمت، به صورت عمومی است. پس از تکمیل شدن آگهی، به صورت عمومی در روزنامه‌های کثیرالانتشار و یا سایت‌های معتبر منتشر می‌شود. ارتباط گستران هزاره در یک بخش مجزا، آگهی‌های استعلام قیمت را به صورت مشخص منتشر می‌کند. تنها کافیست با توجه به زمینه فعالیت خود، آگهی استعلام قیمت را از طریق جستجوی پیشرفته دریافت کنید.

اعلام قیمت

زمانی که آگهی منتشر می‌شود، تامین کننده که توانایی لازم برای رفع نیاز خریدار را دارد، فرم استعلام قیمت را تکمیل کرده و در تاریخ مشخص شده ارسال می‌کند. از آنجایی که تولید کنندگان بسیاری هستند که در یک حوزه خاص فعالیت می‌کنند، رقابت می‌تواند بسیار نزدیک به هم باشد. تامین کننده باید برای ارائه قیمت، بسیار هوشمندانه عمل کند تا شانس برنده شدن خود را افزایش دهد. معمولا تامین کنندگان حداقل سود را در نظر می‌گیرند تا بتوانند به صورت عمده محصولات خود را به فروش برسانند. اگر تامین کننده کیفیت را کاهش دهد تا قیمت کاهش پیدا کند، شانس برنده شدن نخواهد داشت.

انعقاد قرارداد

با ارزیابی هر یک از پاکت‌ها، شخصی که واجد شرایط باشد، به عنوان برنده استعلام قیمت معرفی و بین طرفین قراردادی امضا می‌شود. در قرارداد تمام شروط خریدار ذکر می‌شود و فروشنده متعهد می‌شود تا خواسته خریدار را در ارائه کالا اعمال کند. هر گونه بی‌مسئولیتی و عدم تعهد، منجر به پرداخت ضرر و زیان از سوی تامین کننده یا فروشنده خواهد شد. از این رو، در بسیاری از موارد خریدار درخواست تضمین مالی برای تامین کننده را اعلام می‌کند. این ضمانت نامه صرفا برای تعهد به مسئولیت است و در صورت برآورده نشدن انتظارات خریدار، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سخن پایانی

توجه داشته باشید که استعلام قیمت و مناقصه تفاوت دارند. طبق قانون برای انجام معاملات کوچک و متوسط از استعلام قیمت استفاده می‌شود و برای معاملاتی که قیمت بسیار بالا تخمین زده می‌شود، مناقصه را برگزار می‌کنند. در استعلام قیمت شرکت‌ها و تامین کنندگان بسیاری شرکت می‌کنند که شهرت چندانی ندارند اما به دلیل اینکه در اول راه هستند، تمام کالاها و محصولات خود را با کیفیت بالا ارائه می‌دهند تا یک رزومه قوی را برای خود ایجاد کنند. پیگیری فرم استعلام قیمت برای بسیاری از تامین کنندگان، می‌تواند یک سوی پرتاب به سمت موفقیت باشد.